用一点妙笔这类写作工具处理公文，跑偏大多不是模型的问题，而是动手前没把体例定死。同一件事写成通知、请示还是报告，主送对象、语气分寸、段落结构和结尾惯用语都不一样。先确认文体体例，再决定给工具的语气与结构约束，生成结果才不会一上来就用错口径。顺序反过来——先让工具自由生成、再手工往体例上掰——改起来往往比重新下一条指令更费事。
给写作工具下指令前，先把文体体例固定成可核对的约束，再谈措辞。做法是从本单位现行文件里抄出该文体的格式条目，转写成“写给谁、什么语气、分几段、怎么收尾”四类输入约束。生成后逐段对照体例检查句式是否串用。各单位格式要求有差异，通用写法只能当起点，最终以本单位现行要求为准。
先查本单位对该文体的格式要求
这一步的目的是把硬要求先固定下来，别让工具替你猜。通常需要翻这几类位置：本单位的公文处理办法或格式细则、办公室发布的模板与范例、OA 系统里的文种目录、上级机关近期下发的同类文件。如果是单位内部行文，还可以看办公室留存的成文归档，它对落款和附件说明的处理最贴近实际。
查到之后，抄下与本篇文体直接相关的条目，做成一张对照卡，例如：
- 标题：是否带发文机关、事由、文种三要素，还是只写事由加文种
- 主送机关：称谓怎么称、是否顶格、后面用冒号还是不用
- 正文层次：用“一、（一）、1.”，还是条款式“第一条”
- 落款：署名与成文日期的位置，是否需要盖章
- 附件说明：是否另起一行、附件名称与份数怎么写
某项要求在本单位找不到明确依据时，先按上级同类文件的处理，或向办公室确认，不要凭印象套用别的单位模板。
把文体要求转成给工具的输入约束
体例查清后，别急着把事由丢给工具，先把体例翻译成它能执行的约束。核心是把四项写死：写给谁、什么语气、分几段、结尾用哪种惯用语。下面是一个可直接改用的骨架，替换括号内容即可。
【文体】请示
【主送】×× 上级机关
【语气】下级对上级，陈述理由、请求批准，不用命令式
【结构】缘由一段 → 事项与理由一段 → 请求语收尾
【结尾】妥否，请批示。
【禁用句式】请遵照执行、特此通知、望周知
【格式】标题三要素；落款为机关名加日期；附件另起一行换成通知时，把【文体】【语气】【结构】【结尾】【禁用句式】整组替换，例如语气改为“平行或对下告知”，结尾用“特此通知”，禁用里加上“妥否，请批示”。这一步多写几行，后面就少改几轮。约束写完后，可以先让工具只输出结构提纲，确认段落走向对得上体例，再让它展开正文。
生成后逐段核对是否符合该文体的行文习惯
生成完不要通读一遍就交，按段落地对，重点抓句式串用。检查项可以固定成下面几条：
- 首段是否交代缘由或背景，有没有把决议结论、会议共识直接当开头
- 主送与称谓是否与体例一致，有没有把对下称谓写到对上文里
- 中段事项的层次序号是否统一，有没有一段之内混用两种层级
- 结尾惯用语是否匹配文体，请示语有没有跑进通知
- 落款、成文日期、附件说明是否齐全，位置是否按格式要求
最容易混用的位置有两处：一是结尾那一句，二是表态与请求之间的过渡句。通知里出现“以上意见如无不妥，请予批准”，纪要里出现“大家一致认为”这类讨论过程，都是典型的错位。发现后不要只改那一句，回头核对输入约束里对应的字段是否本来就写错了。
把确认可用的输入约束存成常用写法
某一类文体跑顺之后，把那条指令存起来，下次不必从零组织。建议保存这几项：文体名、主送对象类型、语气描述、段落结构骨架、结尾惯用语、禁用句式、格式要点。可以做成带占位符的片段：
文体：{{文种}}
主送：{{主送机关及上下级关系}}
语气：{{告知 / 请求 / 陈述}}
结构：{{第一段}}→{{第二段}}→{{第三段}}
结尾：{{该文体惯用语}}
禁用：{{易混句式}}
格式：{{标题、落款、附件要求}}复用到别的主题时，只替换文种相关的字段和事实内容：主送机关、事由、时间地点、附件名称这些要按新事项改；语气、结构骨架、结尾惯用语、禁用句式通常可以整段保留。换主题后先跑一遍空内容的提纲，看结构是否还对得上，再往里填事实，比每次重写一整段指令省事，也更容易保持口径一致。